Podívejte se, jak vám Usnesení.cz ušetří váš čas
Inteligentní vyhledávání napříč materiály uloženými v systému zpětně i do minulých období.
Základní vlastnosti systému
Základní princip
Zastupitel či referent, který má v náplni práce přípravu materiálů zastupitelstva, dostává k dispozici administrátorské rozhraní, prostřednictvím kterého kompletuje dodané materiály a tvoří program jednání zastupitelstva či rady.
S prostředím administrátora lze:
před jednáním
- spravovat volební období
- spravovat seznam zastupitelů a radních
- spravovat seznam zaměstnanců (odp. osoby pro kontrolu plnění usnesení)
- spravovat termíny konání jednání zastupitelstva nebo rady
- přijímat žádosti o zařazení bodu na program jednání od zastupitelů a radních
- připravit obsah jednotlivých bodů jednání pro jednání zastupitelstva či rady
- přiložit ke každému bodu relevantní informace (přílohy)
- zadat doporučení, či stanoviska odborných komisí nebo odboru radnice
- zadat návrh či návrhy usnesení, o kterých bude hlasováno
- zpřístupnit připravený obsah jednání zastupitelům, v případě rady radním
- přidávat štítky (tagy)
- aktualizovat již zveřejněné materiály
- vytisknout kompletní materiály pro zastupitelstvo pro vybrané zastupitele
Prostředí administrátora je využíváno rovněž pro řízení samotného jednání a zpravidla jej v průběhu jednání obsluhuje předsedající starosta či místostarosta. Obsluhovat prostředí může i kdokoli jiný, třeba zapisovatel.
v průběhu jednání
- zahájit, přerušit, ukončit jednání
- zaznamenávat příchody/odchody
- zapisovat údaje a editovat veškeré již zadané údaje
- měnit pořadí bodů
- editovat, upravovat, či zadávat nové návrhy usnesení
- zahájit hlasování k návrhům usnesení, případně manuálně doplnit hlasy zastupitelů bez terminálu
- moderovat diskuzi
- pořizovat zvukový záznam
- prostředí automaticky zobrazuje relevantní informace na projektoru
- prostředí automaticky hlídá usnášeníschopnost a vyhodnocuje hlasování
Často se v průběhu jednání mění pořadí projednávaných bodů nebo se upravují návrhy usnesení. V prostředí je proto možné v průběhu jednání, ale i po skončení jednání, editovat vše, co je potřeba. Uzamknutý proti dodatečným úpravám je pouze zápis z jednání a tabulky přijatých usnesení v okamžiku, kdy jsou ověřeny ověřovateli.
po jednání
- provést případné úpravy automaticky generovaného zápisu
- kliknutí anonymizovat zápis (příjmení a jména nahradí iniciály)
- předat připravený zápis k odsouhlasení ověřovatelům
- po odsouhlasení ověřovateli zveřejnit zápis z jednání zastupitelstva
- systém kontroly plnění usnesení rozesílá automaticky přijatá usnesení odpovědným pracovníkům
- Po ukončení jednání je možné v systému uložit pořízený hlasový záznam ve formátu MP3. V detailech každého projednaného bodu je pak díky indexaci k dispozici pro přehrání relevantní časový úsek záznamu.
Zastupitel získává díky našemu systému nedocenitelného pomocníka, který mu umožní rychle a relevantně dohledat minulá usnesení přijatá v konkrétních kauzách.
S rozhraním zastupitele je možné:
- prohlížet materiály připravené pro zastupitelstvo, radu či výbory (modul rada je zpřístupněn pouze radním, výbory pak členům výborů)
- prohlížet a vyhledávat materiály, zápisy či schválená usnesení již uskutečněných jednání
- podat žádost o zařazení bodu na program jednání zastupitelstva či rady přihlásit se do diskuze
- podávat protinávrhy k v systému založeným návrhům usnesení
- hlasovat o předložených usneseních
- podat návrh korekce k zápisu, či odsouhlasit znění zápisu (ověřovatelé)
- e-mailové notifikace upozorňují zastupitele, že administrátor, či jiná oprávněná osoba zpřístupnila materiály pro jednání zastupitelstva
- volitelně SMS notifikace zastupitelům
- zastupitel má možnost sledovat plnění dříve přijatých usnesení
Ať už jsou zvyklosti vaší samosprávy jakékoli, systém je postaven tak, aby vyhověl potřebám samosprávy jakékoli velikosti. V aplikaci Usneseni.cz je nyní zaregistrováno bezmála 200 samospráv a využívají ji v současné době jak malé obce o 150 obyvatelích, tak i městské částí v Praze či Brně a to včetně samotného Magistrátu hlavního města Prahy.
Jedná so o jedinečný komplexní systém, který úspěšně nahrazuje funkce dříve samostatně provozovaných a neintegrovaných hlasovacích systémů nebo aplikací pro přípravu materiálů. Jak vám může aplikace pomoci s vaším hlasováním v průběhu jednání můžete zhlédnout například na záznamu z jednání Města Jeseník.
Vše do sebe lehce zapadá a dává smysl. Na začátku procesu do systému zadáte podklady pro jednání a od této chvíle je celá agenda až po splnění přijatých usnesení pokryta našim systémem.
Hlasovací systém
V devadesátých letech minulého století města často pořizovala jednoúčelové elektronické hlasovací systémy, které neuměly nic jiného, než hlasovat, promítat a tisknout. Obvykle se náklady na pořízení takových jednoúčelových systémů vyšplhaly na statisíce korun.
Hlasování je však jen jedním z mnoha článků celého řetězce návazných procesů. Dnes samosprávy vyžadují systém, do kterého zadají body programu a relevantní materiály. Systém pak sám vše zpřístupní zastupitelům, vygeneruje pozvánku na jednání, řídí jednání a hlasování, eviduje docházku, vygeneruje zápis a vyzve ověřovatele k ověření zápisu. Po ověření sám podepsaný zápis umístí na webové stránky města. Pořizovat samostatný hlasovací systém dnes nedává smysl už jen proto, že pro toho, kdo připravuje materiály jednání je to často spíše práce navíc - vše musí být umístěno a při změně aktualizováno navíc i v hlasovacím systému. Rovněž je třeba takový hlasovací systém udržovat a hardware obnovovat. Jaké jsou požadavky na moderní hlasovací systémy pro města a obce se dozvíte zde.
Jak hlasování funguje?
Ke každému hlasovatelnému bodu v programu jednání zastupitelstva je možné umístit libovolný počet návrhů usnesení. V průběhu jednání zastupitelstva se pak jednotlivé návrhy hlasují, přičemž zaznamenávat hlasy lze dvěma způsoby:
- Manuálním sečtením hlasů a zapsáním hlasování do systému výběrem ze zastupitelů
- Automatizovaným způsobem, kdy se každý zastupitel přihlásí do svého prostředí z notebooku, mobilního telefonu, či hardwarovou hlasovací jednotkou a prostřednictvím našeho systému pak hlasuje. V případě, že některý ze zastupitelů nemá k dispozici vlastní zařízení, může jeho hlas zapsat obsluha. Po ukončení hlasování systém automaticky zaznamená hlasy a vyhodnotí, zda byl návrh přijat, či nikoli.
Generování zápisu a zvukového záznamu
Od okamžiku, kdy je jednání zastupitelstva zahájeno, ukládá systém průběžně veškerá data do databáze. Tato data po ukončení jednání později použije pro sestavení podrobného zápisu z jednání, tabulek přijatých usnesení a indexování zvukového záznamu. Uživatel s právy administrátora může tento zápis zobrazit v integrovaném textovém editoru a libovolně jej doupravit.
Jakmile je zápis kompletní, předá jej zapisovatel k ověření ověřovatelům. Zapisovatel může na podněty ověřovatelů zápis dále upravovat až do jeho konečného odsouhlasení ověřovateli. Po ověření je zápis zamknut proti další manipulaci a uložen v systému.
Všechny zápisy z jednání jsou archivovány v systému a lze na ně odkázat z webových stránek města či obce. Tabulky s těmito výstupy je možné barevně sjednotit s vašimi stránkami, připadně je i do stránek města zaintegrovat.
Po uložení zvukového záznamu (MP3) naleznete v detailech každého bodu vždy odkaz na relevantní časový úsek záznamu, který si můžete přehrát.
Kontrola plnění
U každého odhlasovaného usnesení je v průběhu jednání zastupitelstva doplněn termín a odpovědná osoba. Systém termíny přijatých usnesení hlídá a v pravidelném intervalu zasílá všem odpovědným osobám e-mail, s přehledem relevantních usnesení a jejich termínem plnění. Odpovědná osoba může UZ označit jako splněné, nebo jej může delegovat na jiného pracovníka.
Vyhledávání a integrace
Základním předpokladem efektivní práce každého zastupitele je možnost dohledat v systému podklady či již přijatá usnesení témat, která jsou svojí povahou dlouhodobější a často zasahují i do minulých volebních období. Zejména pro nově navolené zastupitele bývá problém u takových témat dohledat relevantní přijatá usnesení, či podklady pro minulá zastupitelstva. S naším systémem tento problém odpadá. každý zastupitel má k dispozici historické zápisy z jednání i historické podklady k předkládaným bodům. Pomocí fultextového vyhledávání lze dohledat informace v přijatých usneseních, ale i v samotných bodech minulých jednání. Každý bod jednání je také možné z prostředí zapisovatele 'tagovat' (opatřit tématickým štítkem).
Integrace
Systém interně ukládá zápisy z jednání zastupitelstva a přehledy s přijatými usneseními. Na tyto informace lze jednoduchým způsobem odkázat na webových stránkách města či obce.