Moderní samospráva potřebuje flexibilní úřad. Usneseni.cz počítá se sdílením referentů mezi odbory

Řada měst a obcí dnes řeší stejný problém. Potřebují zajistit zastupitelnost zaměstnanců a stabilní chod úřadu, ale současně narážejí na limity rozpočtu i trhu práce. Typická situace středně velké samosprávy vypadá tak, že má několik odborů, například správní, majetkový, životního prostředí nebo investic. Každý z nich potřebuje fungovat spolehlivě i v době dovolených, nemocnosti nebo personálních změn. Jenže reálný objem práce často neodpovídá tomu, aby bylo efektivní držet v každém odboru alespoň dva plně vytížené pracovníky.

Právě proto se dnes stále více samospráv posouvá k flexibilnějšímu modelu fungování úřadu. Referenti už nejsou striktně navázáni pouze na jediný odbor, ale podle potřeby se podílejí na agendách napříč úřadem. Jeden pracovník tak může zajišťovat část agendy například pro majetkový i správní odbor zároveň. Úřad tím získává vyšší zastupitelnost a současně nemusí zbytečně navyšovat počet pracovních míst v okamžiku, kdy by všichni referenti nebyli vytíženi po celou pracovní dobu.

V praxi to znamená, že místo čtyř lidí ve dvou odborech může stejnou agendu zvládnout tým tří pracovníků proto, že jsou kapacity využívány mnohem efektivněji. V některých obdobích je více práce na jednom odboru, jindy na druhém. Sdílení referentů umožňuje na tyto změny přirozeně reagovat.

A právě zde začíná být velmi zajímavá ekonomická stránka celé věci.

Český statistický úřad pravidelně zveřejňuje statistiky průměrných nákladů práce ve veřejné správě, které zahrnují nejen samotný plat zaměstnance, ale i odvody zaměstnavatele a další související náklady. Podle těchto údajů se průměrné hodinové náklady práce ve veřejné správě v roce 2024 pohybovaly přibližně okolo 500 Kč za hodinu. Při standardním ročním fondu pracovní doby tak jeden celý pracovní úvazek představuje roční náklad přibližně okolo jednoho milionu korun.

Pokud tedy samospráva díky efektivnějšímu sdílení referentů mezi odbory dokáže dlouhodobě ušetřit jedinou pracovní pozici, nejde o drobnou optimalizaci, ale o velmi významnou rozpočtovou úsporu. A nejde pouze o samotné mzdové náklady. Každé pracovní místo znamená také:

• vybavení kanceláře,

• počítač a software,

• licence,

• školení,

• IT podporu,

• provozní náklady pracovního místa,

• i další administrativní výdaje.

Moderní organizace práce se tak stává nejen personální otázkou, ale stále více i otázkou ekonomické stability úřadu.

Jenže právě tady začíná problém většiny tradičních systémů používaných v samosprávách. Ty totiž vznikaly v době, kdy byl úřad organizován výrazně rigidněji. Předpokládají pevnou strukturu odborů, jasně oddělené agendy a minimální změny odpovědností. Současná realita je ale jiná. Referenti zastupují kolegy, přesouvají se mezi agendami a vedení úřadu musí často operativně reagovat na personální situaci.

Pokud informační systém s tímto modelem nepočítá, začíná být flexibilní organizace práce administrativně velmi náročná a ztrácí se přehled o odpovědnostech a narůstá riziko formálních chyb.
Současně ale platí ještě jedna důležitá věc. Flexibilita nesmí znamenat ztrátu kontroly nad přístupy k jednotlivým agendám a materiálům. Moderní systémy pro samosprávy musí umět velmi přesně oddělovat kompetence jednotlivých odborů, komisí i orgánů obce. Není totiž žádoucí, aby referent jednoho odboru automaticky viděl materiály jiného odboru, pokud se jej agenda netýká. A nejde pouze o samotná data nebo dokumenty. Stejně důležité je oddělení přístupů do jednotlivých částí systému — například do rady města, zastupitelstva nebo poradních orgánů v závislosti na roli konkrétního uživatele.
Specifickým případem jsou například přestupkové komise, které pracují s citlivými osobními údaji a důvěrnými podklady. U těchto agend je naprosto zásadní, aby měl přístup pouze přesně definovaný okruh oprávněných osob.

Moderní systém proto musí umět rozlišovat oprávnění nejen podle odboru, ale i podle konkrétní role uživatele. Jiná oprávnění potřebuje řadový člen komise, jiná její předseda, jiná běžný referent, vedoucí odboru nebo tajemník.

Právě schopnost kombinovat flexibilní spolupráci napříč úřadem s přesně definovanými kompetencemi je dnes jedním z klíčových požadavků na kvalitní systém pro samosprávu.

Právě proto systém Usneseni.cz s tímto moderním fungováním samospráv počítá. Není postavený na představě, že jeden referent patří pouze pod jeden odbor. Naopak vychází z reality, kde se kompetence a odpovědnosti průběžně mění, ale současně musí být zachována přesná pravidla přístupu k jednotlivým agendám.

Usneseni.cz proto umožňuje:

• sdílení pracovníků mezi odbory,

• oddělení přístupů mezi jednotlivými agendami,

• řízení oprávnění podle role uživatele,

• přesné nastavení kompetencí pro každý modul (rady, zastupitelstva, komisí či výborů)

Pokud je potřeba delegovat splnění usnesení nebo úkol na jiného pracovníka, uživatel pouze provede změnu v systému. Úřad tak nemusí složitě řešit administrativní stránku změn a současně má stále jasný přehled o tom, kdo za konkrétní úkol odpovídá.

Udržitelnost nákladů na rostoucí objem administrativy nevede cestou neustálého navyšování počtu úředníků, ale smyslupným využitím stávajících kapacit. Jde především o lepší organizaci práce, sdílení kompetencí, chytrém řízení odpovědností a efektivním využití lidí, kterými už nyní samosprávy disponují.

A přesně s tímto způsobem fungování vám náš systém pomůže.