V devadesátých letech minulého století města často pořizovala jednoúčelové elektronické hlasovací systémy, které neuměly nic jiného, než hlasovat, promítat a tisknout. Obvykle se náklady na pořízení takových jednoúčelových systémů vyšplhaly na statisíce korun.

Hlasování je však jen jedním z mnoha článků celého řetězce návazných procesů. Dnes samosprávy vyžadují systém, do kterého zadají body programu a relevantní materiály. Systém pak sám vše zpřístupní zastupitelům, vygeneruje pozvánku na jednání, řídí jednání a hlasování, eviduje docházku, vygeneruje zápis a vyzve ověřovatele k ověření zápisu. Po ověření sám podepsaný zápis umístí na webové stránky města. Pořizovat samostatný hlasovací systém dnes nedává smysl už jen proto, že pro toho, kdo připravuje materiály jednání je to často spíše práce navíc - vše musí být umístěno a při změně aktualizováno navíc i v hlasovacím systému. Rovněž je třeba takový hlasovací systém udržovat a hardware obnovovat. Jaké jsou požadavky  na moderní hlasovací systémy pro města a obce se dozvíte zde.

Jak hlasování funguje?

Ke každému hlasovatelnému bodu v programu jednání zastupitelstva je možné umístit libovolný počet návrhů usnesení. V průběhu jednání zastupitelstva se pak jednotlivé návrhy hlasují, přičemž zaznamenávat hlasy lze dvěma způsoby:

• Manuálním sečtením hlasů a zapsáním hlasování do systému výběrem ze zastupitelů
• Automatizovaným způsobem, kdy se každý zastupitel přihlásí do svého prostředí z notebooku, mobilního telefonu, či hardwarovou hlasovací jednotkou a prostřednictvím našeho systému pak hlasuje. V případě, že některý ze zastupitelů nemá k dispozici vlastní zařízení, může jeho hlas zapsat obsluha. Po ukončení hlasování systém automaticky zaznamená hlasy a vyhodnotí, zda byl návrh přijat, či nikoli. 

Od okamžiku, kdy je jednání zastupitelstva zahájeno, ukládá systém průběžně veškerá data do databáze. Tato data po ukončení jednání později použije pro sestavení podrobného zápisu z jednání, tabulek přijatých usnesení a indexování zvukového záznamu. Uživatel s právy administrátora může tento zápis zobrazit v integrovaném textovém editoru a libovolně jej doupravit.

Jakmile je zápis kompletní, předá jej zapisovatel k ověření ověřovatelům. Zapisovatel může na podněty ověřovatelů zápis dále upravovat až do jeho konečného odsouhlasení ověřovateli. Po ověření je zápis zamknut proti další manipulaci a uložen v systému. 

Všechny zápisy z jednání jsou archivovány v systému a lze na ně odkázat z webových stránek města či obce. Tabulky s těmito výstupy je možné barevně sjednotit s vašimi stránkami, připadně je i do stránek města zaintegrovat.

Po uložení zvukového záznamu (MP3) naleznete v detailech každého bodu vždy odkaz na relevantní časový úsek záznamu, který si můžete přehrát. 

U každého odhlasovaného usnesení je v průběhu jednání zastupitelstva doplněn termín a odpovědná osoba. Systém termíny přijatých usnesení hlídá a v pravidelném intervalu zasílá všem odpovědným osobám e-mail, s přehledem relevantních usnesení a jejich termínem plnění. Odpovědná osoba může UZ označit jako splněné, nebo jej může delegovat na jiného pracovníka. Usneseni.cz je vaše digitální správa celé agendy volených samosprávních celků.

Základním předpokladem efektivní práce každého zastupitele je možnost dohledat v systému podklady či již přijatá usnesení témat, která jsou svojí povahou dlouhodobější a často zasahují i do minulých volebních období. Zejména pro nově navolené zastupitele bývá problém u takových témat dohledat relevantní přijatá usnesení, či podklady pro minulá zastupitelstva. S naším systémem tento problém odpadá. každý zastupitel má k dispozici historické zápisy z jednání i historické podklady k předkládaným bodům. Pomocí fultextového vyhledávání lze dohledat informace v přijatých usneseních, ale i v samotných bodech minulých jednání. Každý bod jednání je také možné z prostředí zapisovatele 'tagovat' (opatřit tématickým štítkem).

Integrace

Systém interně ukládá zápisy z jednání zastupitelstva a přehledy s přijatými usneseními. Na tyto informace lze jednoduchým způsobem odkázat na webových stránkách města či obce.