Podívejte se, jak vám Usnesení.cz ušetří váš čas

Inteligentní vyhledávání napříč materiály uloženými v systému zpětně i do minulých období.

Základní vlastnosti systému

Základní princip

Zastupitel či zaměstnanec úřadu/radnice, který má v náplni práce přípravu materiálů zastupitelstva, dostává k dispozici administrátorské rozhraní, prostřednictvím kterého kompletuje dodané materiály a tvoří program jednání zastupitelstva či rady.

Díky prostředí administrátora lze:

před jednáním

  • spravovat volební období
  • spravovat seznam zastupitelů a radních
  • spravovat seznam zaměstnanců (odp. osoby pro kontrolu plnění usnesení)
  • spravovat termíny konání jednání zastupitelstva nebo rady
  • přijímat žádosti o zařazení bodu na program jednání od zastupitelů a radních
  • připravit obsah jednotlivých bodů jednání pro jednání zastupitelstva či rady
  • přiložit ke každému bodu relevantní informace (přílohy)
  • zadat doporučení, či stanoviska odborných komisí nebo odboru radnice
  • zadat návrh či návrhy usnesení, o kterých bude hlasováno
  • zpřístupnit připravený obsah jednání zastupitelům, v případě rady radním
  • přidávat štítky (tagy)
  • aktualizovat již zveřejněné materiály
  • vytisknout kompletní materiály pro zastupitelstvo pro vybrané zastupitele

Prostředí administrátora je využíváno rovněž pro řízení samotného jednání a zpravidla jej v průběhu jednání obsluhuje předsedající starosta či místostarosta. Obsluhovat prostředí může i kdokoli jiný, třeba zapisovatel.

v průběhu jednání

  • zahájit, přerušit, ukončit jednání
  • zaznamenávat příchody/odchody
  • zapisovat údaje a editovat veškeré již zadané údaje
  • měnit pořadí bodů
  • editovat, upravovat, či zadávat nové návrhy usnesení
  • zahájit hlasování k návrhům usnesení, případně manuálně doplnit hlasy zastupitelů bez terminálu
  • moderovat diskuzi
  • prostředí automaticky zobrazuje relevantní informace na projektoru
  • prostředí automaticky hlídá usnášeníschopnost a vyhodnocuje hlasování

Často se v průběhu jednání mění pořadí projednávaných bodů nebo se upravují návrhy usnesení. V prostředí je proto možné v průběhu jednání, ale i po skončení jednání, editovat vše, co je potřeba. Uzamknutý proti dodatečným úpravám je pouze zápis z jednání a tabulky přijatých usnesení v okamžiku, kdy jsou ověřeny ověřovateli.

po jednání

  • provést případné úpravy automaticky generovaného zápisu
  • kliknutí anonymizovat zápis (příjmení a jména nahradí iniciály)
  • předat připravený zápis k odsouhlasení ověřovatelům
  • po odsouhlasení ověřovateli zveřejnit zápis z jednání zastupitelstva
  • systém kontroly plnění usnesení rozesílá automaticky přijatá usnesení odpovědným pracovníkům

Zastupitel získává díky našemu systému nedocenitelného pomocníka, který mu umožní rychle a relevantně dohledat minulá usnesení přijatá v konkrétních kauzách.

Díky rozhraní zastupitele je možné:

  • prohlížet materiály připravené pro zastupitelstvo či radu (modul rada je zpřístupněn pouze radním)
  • prohlížet a vyhledávat materiály, zápisy či schválená usnesení již uskutečněných jednání
  • podat žádost o zařazení bodu na program jednání zastupitelstva či rady přihlásit se do diskuze
  • hlasovat o projednávaných bodech
  • podat návrh korekce k zápisu, či odsouhlasit znění zápisu (ověřovatelé)
  • e-mailové notifikace upozorňují zastupitele, že administrátor, či jiná oprávněná osoba zpřístupnila materiály pro jednání zastupitelstva
  • volitelně SMS notifikace zastupitelum
  • zastupitel má možnost sledovat plnění dříve přijatých usnesení

Ať už jsou zvyklosti na vašem úřadu jakékoli, systém je postaven tak, aby neomezoval, ale aby naopak práci zastupitelům usnadnil. Jedná so o jedinečný a komplexní systém, který nahrazuje funkce samostatně provozovaných a neintegrovaných komponent.

Vše do sebe lehce zapadá a dává smysl. Na začátku procesu do systému zadáte podklady pro jednání zastupitelstva či rady a od této chvíle je celá agenda až po splnění přijatých usnesení monitorována systémem. Zavedené a fungující procesy není třeba měnit, náš systém je jen vhodně doplní.

Hlasovací systém

Ke každému hlasovatelnému bodu v programu jednání zastupitelstva je možné umístit libovolný počet návrhu usnesení. V průběhu jednání zastupitelstva se pak jednotlivé návrhy hlasují, přičemž zaznamenávat hlasy lze dvěma způsoby:

  • Manuálním sečtením hlasů ze strany mandátové komise a zapsáním hlasování do systému výběrem ze zastupitelů
  • Automatizovaným způsobem*, kdy se každý zastupitel přihlásí do svého prostředí z notebooku, či mobilního telefonu a prostřednctvím tohoto zařízení pak hlasuje. V případě, že některý ze zastupitelů nemá k dispozici vlastní zařízení, může jeho hlas zapsat manuálně zapisovatel či předsedající v průběhu hlasování. Rovněž může město/obec pořídit několik základních mobilních telefonů, které zastupitelům pro hlasování zapůjčí. Cena vyhovujícího telefonu dnes nepřesahuje částku 1.500 Kč vč. DPH. Po ukončení hlasování systém automaticky zaznamená hlasy a vyhodnotí, zda byl návrh přijat, či nikoli.

* dle zvoleného plánu

Generování zápisu

Od okamžiku, kdy je jednání zastupitelstva zahájeno, systém ukládá průběžně veškerá data. Tato data po ukončení jednání později použije pro sestavení podrobného zápisu z jednání a tabulek přijatých usnesení. Uživatel s právy administrátora může tento zápis zobrazit v integrovaném textovém editoru a libovolně jej upravovat.

Jakmile je zápis kompletní, předá jej zapisovatel k ověření ověřovatelům. Zapisovatel může na podněty ověřovatelů zápis dále upravovat až do jeho konečného odsouhlasení ověřovateli. Po ověření je zápis zamknut proti další manipulaci a uložen v systému. Stejně tak jsou tímto krokem uzamčeny kompletní materiály dotčeného jednání.

Všechny zápisy z jednání jsou archivovány v systému a lze na ně odkázat z webových stránek města či obce.

Kontrola plnění

U každého odhlasovaného usnesení je v průběhu jednání zastupitelstva doplněn termín a odpovědná osoba. Systém termíny přijatých usnesení hlídá a v pravidelném intervalu zasílá všem odpovědným osobám e-mail s přehledem relevantních usnesení a jejich termínem plnění. Odpovědná osoba může UZ označit jako splněné, nebo jej může delegovat na jiného pracovníka.

Vyhledávání a integrace

Základním předpokladem efektivní práce každého zastupitele je možnost dohledat v systému podklady či již přijatá usnesení témat, která jsou svojí povahou dlouhodobější a často zasahují i do minulých volebních období. Zejména pro nově navolené zastupitele bývá problém u takových témat dohledat relevantní přijatá usnesení, či podklady pro minulá zastupitelstva. S naším systémem tento problém odpadá. každý zastupitel má k dispozici hisotrické zápisy z jednání i historické podklady k předkládaným bodům. Pomocí fultextového vyhledávání lze dohledat informace v přijatých usneseních, ale i v samotných bodech minulých jednání. Každý bod jednání je také možné z prostředí zapisovatele 'tagovat' (opatřit tématickým štítkem).

Integrace

Systém interně ukládá zápisy z jednání zastupitelstva a přehledy s přijatými usneseními. Na tyto informace lze jednoduchým způsobem odkázat na webových stránkách města či obce.