Podívejte se, jak vám Usnesení.cz ušetří váš čas

Inteligentní vyhledávání napříč materiály uloženými v systému zpětně i do minulých období.

Základní vlastnosti systému

Základní princip

Zastupitel či zaměstnanec úřadu/radnice, který má v náplni práce přípravu materiálů zastupitelstva, dostává k dispozici administrátorské rozhraní, prostřednictvím kterého kompletuje dodané materiály a tvoří program jednání zastupitelstva či rady.

prostředím administrátora lze:

před jednáním

  • spravovat volební období
  • spravovat seznam zastupitelů a radních
  • spravovat seznam zaměstnanců (odp. osoby pro kontrolu plnění usnesení)
  • spravovat termíny konání jednání zastupitelstva nebo rady
  • přijímat žádosti o zařazení bodu na program jednání od zastupitelů a radních
  • připravit obsah jednotlivých bodů jednání pro jednání zastupitelstva či rady
  • přiložit ke každému bodu relevantní informace (přílohy)
  • zadat doporučení, či stanoviska odborných komisí nebo odboru radnice
  • zadat návrh či návrhy usnesení, o kterých bude hlasováno
  • zpřístupnit připravený obsah jednání zastupitelům, v případě rady radním
  • přidávat štítky (tagy)
  • aktualizovat již zveřejněné materiály
  • vytisknout kompletní materiály pro zastupitelstvo pro vybrané zastupitele

Prostředí administrátora je využíváno rovněž pro řízení samotného jednání a zpravidla jej v průběhu jednání obsluhuje předsedající starosta či místostarosta. Obsluhovat prostředí může i kdokoli jiný, třeba zapisovatel.

v průběhu jednání

  • zahájit, přerušit, ukončit jednání
  • zaznamenávat příchody/odchody
  • zapisovat údaje a editovat veškeré již zadané údaje
  • měnit pořadí bodů
  • editovat, upravovat, či zadávat nové návrhy usnesení
  • zahájit hlasování k návrhům usnesení, případně manuálně doplnit hlasy zastupitelů bez terminálu
  • moderovat diskuzi
  • pořizovat zvukový záznam
  • prostředí automaticky zobrazuje relevantní informace na projektoru
  • prostředí automaticky hlídá usnášeníschopnost a vyhodnocuje hlasování

Často se v průběhu jednání mění pořadí projednávaných bodů nebo se upravují návrhy usnesení. V prostředí je proto možné v průběhu jednání, ale i po skončení jednání, editovat vše, co je potřeba. Uzamknutý proti dodatečným úpravám je pouze zápis z jednání a tabulky přijatých usnesení v okamžiku, kdy jsou ověřeny ověřovateli. 

po jednání

  • provést případné úpravy automaticky generovaného zápisu
  • kliknutí anonymizovat zápis (příjmení a jména nahradí iniciály)
  • předat připravený zápis k odsouhlasení ověřovatelům
  • po odsouhlasení ověřovateli zveřejnit zápis z jednání zastupitelstva
  • systém kontroly plnění usnesení rozesílá automaticky přijatá usnesení odpovědným pracovníkům
  • Po ukončení jednání je možné v systému uložit pořízený hlasový záznam ve formátu MP3. V detailech každého projednaného bodu je pak díky indexaci k dispozici pro přehrání relevantní časový úsek záznamu.

Zastupitel získává díky našemu systému nedocenitelného pomocníka, který mu umožní rychle a relevantně dohledat minulá usnesení přijatá v konkrétních kauzách.

rozhraním zastupitele je možné:

  • prohlížet materiály připravené pro zastupitelstvo či radu (modul rada je zpřístupněn pouze radním)
  • prohlížet a vyhledávat materiály, zápisy či schválená usnesení již uskutečněných jednání
  • podat žádost o zařazení bodu na program jednání zastupitelstva či rady přihlásit se do diskuze
  • hlasovat o projednávaných bodech
  • podat návrh korekce k zápisu, či odsouhlasit znění zápisu (ověřovatelé)
  • e-mailové notifikace upozorňují zastupitele, že administrátor, či jiná oprávněná osoba zpřístupnila materiály pro jednání zastupitelstva
  • volitelně SMS notifikace zastupitelum
  • zastupitel má možnost sledovat plnění dříve přijatých usnesení

Ať už jsou zvyklosti na vašem úřadu jakékoli, systém je postaven tak, aby neomezoval, ale aby naopak práci zastupitelům usnadnil. Jedná so o jedinečný a komplexní systém, který nahrazuje funkce samostatně provozovaných a neintegrovaných komponent.

Vše do sebe lehce zapadá a dává smysl. Na začátku procesu do systému zadáte podklady pro jednání zastupitelstva či rady a od této chvíle je celá agenda až po splnění přijatých usnesení monitorována systémem. Zavedené a fungující procesy není třeba měnit, náš systém je jen vhodně doplní.

Hlasovací systém

V devadesátých letech minulého století města často pořizovala jednoúčelové elektronické hlasovací systémy, které neuměly nic jiného, než hlasovat. Obvykle se náklady na pořízení takových jednoúčelových systémů vyšplhaly na statisíce korun. Hlasování je však jen jedním z mnoha článků celého řetězce návázných procesů. Dnes samosprávy vyžadují systém, do kterého zadají body programu jednání a relevantní materiály. Systém pak sám vše zpřístupní zastupitelům, vygeneruje pozvánku na jednání, řídí jednání a hlasování, eviduje příchody a odchody, generuje zápis, vyzve ověřovatele k ověření zápisu a po ověření sám podepsaný zápis umístí na webové stránky města. Pořizovat samostatný hlasovací systém dnes nedává smysl už jen  proto, že nešetří práci, ale pro toho, kdo připravuje materiály jednání je to často spíše práce navíc - vše musí být umístěno a při změně aktualizováno i v hlasovacím systému. Také je třeba takový hlasovací systém udržovat a hardware obnovovat. Oproti tomu s našim řešením lze nejen hlasovat již od 990 Kč/ měsíčně. Jaké jsou požadavky na moderní hlasovací systémy pro města a obce se dozvíte zde.

Jak hlasování funguje?

Ke každému hlasovatelnému bodu v programu jednání zastupitelstva je možné umístit libovolný počet návrhů usnesení. V průběhu jednání zastupitelstva se pak jednotlivé návrhy hlasují, přičemž zaznamenávat hlasy lze dvěma způsoby:

  • Manuálním sečtením hlasů  a zapsáním hlasování do systému výběrem ze zastupitelů
  • Automatizovaným způsobem, kdy se každý zastupitel přihlásí do svého prostředí z notebooku, či mobilního telefonu a prostřednctvím tohoto zařízení pak hlasuje. V případě, že některý ze zastupitelů nemá k dispozici vlastní zařízení, může jeho hlas zapsat manuálně zapisovatel či předsedající v průběhu hlasování. Rovněž může město/obec pořídit několik základních mobilních telefonů či tabletů, které zastupitelům pro hlasování zapůjčí. Cena vyhovujícího telefonu dnes nepřesahuje částku 1.500 Kč vč. DPH. Po ukončení hlasování systém automaticky zaznamená hlasy a vyhodnotí, zda byl návrh přijat, či nikoli. V mnoha městech si zastupitelé na jednání nosí své notebooky. V takových případech je možné si hlasovací terminál otevřít i v noteboku.

 

Generování zápisu a zvukového záznamu

Od okamžiku, kdy je jednání zastupitelstva zahájeno, systém ukládá průběžně veškerá data. Tato data po ukončení jednání později použije pro sestavení podrobného zápisu z jednání a tabulek přijatých usnesení a indexování zvukového záznamu. Uživatel s právy administrátora tento zápis zobrazit v integrovaném textovém editoru a libovolně jej upravovat.

Jakmile je zápis kompletní, předá jej zapisovatel k ověření ověřovatelům. Zapisovatel může na podněty ověřovatelů zápis dále upravovat až do jeho konečného odsouhlasení ověřovateli. Po ověření je zápis zamknut proti další manipulaci a uložen v systému. 

Všechny zápisy z jednání jsou archivovány v systému a lze na ně odkázat z webových stránek města či obce.

Po uložení zvukového záznamu (MP3) naleznete v detailech každého bodu  vždy odkaz na relevantní časový úsek záznamu, který si můžete přehrát. 

 

Kontrola plnění

U každého odhlasovaného usnesení je v průběhu jednání zastupitelstva doplněn termín a odpovědná osoba. Systém termíny přijatých usnesení hlídá a v pravidelném intervalu zasílá všem odpovědným osobám e-mail s přehledem relevantních usnesení a jejich termínem plnění. Odpovědná osoba může UZ označit jako splněné, nebo jej může delegovat na jiného pracovníka.

Vyhledávání a integrace

Základním předpokladem efektivní práce každého zastupitele je možnost dohledat v systému podklady či již přijatá usnesení témat, která jsou svojí povahou dlouhodobější a často zasahují i do minulých volebních období. Zejména pro nově navolené zastupitele bývá problém u takových témat dohledat relevantní přijatá usnesení, či podklady pro minulá zastupitelstva. S naším systémem tento problém odpadá. každý zastupitel má k dispozici hisotrické zápisy z jednání i historické podklady k předkládaným bodům. Pomocí fultextového vyhledávání lze dohledat informace v přijatých usneseních, ale i v samotných bodech minulých jednání. Každý bod jednání je také možné z prostředí zapisovatele 'tagovat' (opatřit tématickým štítkem).

Integrace

Systém interně ukládá zápisy z jednání zastupitelstva a přehledy s přijatými usneseními. Na tyto informace lze jednoduchým způsobem odkázat na webových stránkách města či obce.