Jak na to
Připravili jsme si pro vás návody jak řešit důležité věci v rámci vaší agendy.
Také zde naleznete návody jak efektivněji využívat funkce usnesení.cz a šetřit tak svůj čas.
Distanční zasedání zastupitelstva či rady. Dnes již běžná věc!
Přemýšlíte o distančním/hybridním způsobu jednání a nevíte, zdali jste schopni zajistit vše potřebné v souladu s platnou legislativou? Poradíme vám jak na to a ukážeme si, že to není nic složitého.
Proč distanční způsob jednání?
Usnášeníschopnost kolektivních orgánů je zásadní pro chod každé samosprávy, a proto je distanční nebo také hybridní způsob vedení jednání efektivním řešením zejména pro samosprávy s menším počtem členů kolektivních orgánů. Tam zvláště v období letních dovolených může dojít k situaci, kdy se pětičlenná rada nesejde v dostatečném počtu a zrovna je třeba něco urgentně projednat. Podobně tomu může být z důvodu nemoci či pracovního vytížení zastupitelů.
Co praví zákon?
Dne 1. ledna 2024 nabyla účinnosti novela zákona o obcích, krajích a HMP. Novela mimo jiné přináší pravidla právě v oblasti distanční účasti na jednání. MVČR pak v návaznosti na tuto změnu vydalo metodické pokyny jak tuto problematiku uchopit a jak připravit jednací řád, který je nutnou podmínkou.
Lze konstatovat, že zákon nechává samosprávám poměrně volné ruce, a samy mohou zvážit, zda-li budou distanční formu jednání využívat, či nikoli. Vyžaduje pouze, aby pravidla byla zakotvena v jednacím řádu. Tato pravidla se pak mohou lišit pro zasedání zastupitelstva, jednání rady a přístupu veřejnosti na jednání.
Avšak je nutné splnit dvě podmínky:
- Za prvé, i když je možné uskutečnit jednání distančním způsobem, musí být umožněna fyzická účast na jednání.
- Za druhé, účast musí proběhnout v reálném čase, s využitím technického zařízení pro přenos obrazu a zvuku a distančně přítomný zastupitel musí mít v průběhu jednání například možnost hlásit se do diskuze, nebo hlasovat.
Jak na technické zajištění distančního jednání?
Pro realizaci distančního jednání postačí mít k dispozici počítač vybavený webkamerou a mikrofonem, nebo zcela běžný notebook s připojením k internetu. Co se týče softwarového vybavení, vyhovět za určitých podmínek může i běžná videokonferenční aplikace, například Google meet, Zoom apod. Pokud ale požadujeme na úrovni řídit jednání, diskutovat k tématu, podávat návrhy usnesení a hlavně hlasovat, je vhodné vybírat z řešení k tomu určených. Velmi oblíbený a doporučovaný je systém Usneseni.cz, jehož součástí je (mimo jiné) právě videokonferenční a hlasovací systém pro všechny účastníky jednání. Celý tento komplexní a propracovaný systém je samosprávám k dispozici za zlomek ceny běžného, jednoúčelového videokonferenčního systému.
Přejete si začít využívat distanční formu jednání na profesionální úrovni a chcete poradit? Tým z Usneseni.cz vám poskytne konzultace a provede vás problematikou digitalizace procesu vašich jednání. Také pro vás připravil vzorové jednací řády.
První vzor jednacího řádu je pro samosprávy, které mají Radu a získat jej můžete zde.
Druhý vzor jednacího řádu je vhodný pro menší samosprvá například bez Rady. K dispozici je zde.
- Za prvé, i když je možné uskutečnit jednání distančním způsobem, musí být umožněna fyzická účast na jednání.
- Za druhé, účast musí proběhnout v reálném čase, s využitím technického zařízení pro přenos obrazu a zvuku a distančně přítomný zastupitel musí mít v průběhu jednání například možnost hlásit se do diskuze, nebo hlasovat.
Jak na technické zajištění distančního jednání?
Pro realizaci distančního jednání postačí mít k dispozici počítač vybavený webkamerou a mikrofonem, nebo zcela běžný notebook s připojením k internetu. Co se týče softwarového vybavení, vyhovět za určitých podmínek může i běžná videokonferenční aplikace, například Google meet, Zoom apod. Pokud ale požadujeme na úrovni řídit jednání, diskutovat k tématu, podávat návrhy usnesení a hlavně hlasovat, je vhodné vybírat z řešení k tomu určených. Velmi oblíbený a doporučovaný je systém Usneseni.cz, jehož součástí je (mimo jiné) právě videokonferenční a hlasovací systém pro všechny účastníky jednání. Celý tento komplexní a propracovaný systém je samosprávám k dispozici za zlomek ceny běžného, jednoúčelového videokonferenčního systému.
Přejete si začít využívat distanční formu jednání na profesionální úrovni a chcete poradit? Tým z Usneseni.cz vám poskytne konzultace a provede vás problematikou digitalizace procesu vašich jednání. Také pro vás připravil vzorové jednací řády.
První vzor jednacího řádu je pro samosprávy, které mají Radu a získat jej můžete zde.
Druhý vzor jednacího řádu je vhodný pro menší samosprvá například bez Rady. K dispozici je zde.